Грузоперевозчики часто считают рейс успешным, если машина вернулась, водитель сдал документы, клиент не ругается, логист выдохнул. На первый взгляд — всё хорошо. Но у собственника должен быть другой вопрос: а сколько компания на этом рейсе заработала?
Не сколько выставили клиенту. Не сколько километров проехали. Не насколько водитель «нормально съездил». А сколько денег осталось бизнесу после всех расходов.
Выполненный рейс и прибыльный рейс — это не одно и то же.
Иногда машина действительно зарабатывает. Иногда просто делает оборот. А иногда ездит так, что в отчётах вроде красота, а на деле компания работает ради топлива, дорог, ремонтов и ощущения бурной деятельности.
Выручка — это ещё не прибыль
Выручка по рейсу показывает, сколько клиент должен заплатить за перевозку. Но она не показывает, сколько компания реально заработала. Чтобы посчитать прибыльность рейса, нужно смотреть не только на ставку клиента и топливо, а на полную себестоимость перевозки.
В себестоимость рейса обычно входят:
- зарплата водителя;
- суточные;
- платные дороги;
- стоянки;
- дополнительные заезды;
- простои, если они были;
- перерасход топлива;
- мойки;
- мелкие расходы, которые «ну там совсем немного»;
- амортизация шин;
- обслуживание;
- амортизация автомобиля;
- документы и административные затраты.
И только после этого становится понятно, какая у рейса реальная маржинальность.
Пример расчёта рейса Минск — Варшава
Возьмём условный рейс Минск — Варшава: тент, 20 тонн, примерно 550 км по маршруту. Ставка клиента — 1 000 евро. Если считать «по-быстрому», картина получается даже приятная:
- выручка — 1 000 евро;
- топливо — 190 евро;
- платные дороги — 90 евро;
- водитель, суточные и командировочные — 180 евро.
Остаток — 540 евро.
Вроде хороший рейс. Машина была занята, клиент получил услугу, счёт можно выставлять. Но теперь добавим то, что часто выпадает из быстрого расчёта:
- подача на следующую загрузку — 120 евро;
- ремонтный резерв, шины, обслуживание и амортизация — 180 евро;
- стоянки, мойки, связь, мелкие расходы — 40 евро;
- документы, административные затраты — 60 евро;
- резерв на непредвиденные расходы — 70 евро.
И вот тот же рейс уже выглядит иначе.
Было ощущение, что машина заработала 540 евро. Но после нормального расчёта компании остаётся около 70 евро. А если водитель простоял лишние сутки на границе или выгрузке, перевозчик может оказаться ещё и в минусе.
Формально рейс выполнен. Формально машина не стояла. Формально выручка есть. Но по факту автомобиль почти весь рейс работал ради топлива, дорог, ожиданий, ремонтов и поддержания движения.
Смотреть только на ставку клиента и прямые расходы — значит видеть только верхушку айсберга.
А если такие рейсы повторяются не один раз, а 10–15 раз в месяц, компания получает неприятный эффект: работы много, машины заняты, люди уставшие, а прибыль потерялась где-то по дороге между базой и выгрузкой.
Что даёт расчёт прибыльности рейса
Когда у руководителя есть свежие показатели по перевозкам, он может управлять бизнесом, а не просто наблюдать за движением машин.
Можно:
- сравнивать маршруты;
- оценивать клиентов;
- смотреть эффективность автомобилей;
- видеть отклонения по расходам;
- понимать, какие перевозки кормят компанию;
- видеть, какие рейсы только создают оборот;
- принимать решения по ставкам, клиентам и направлениям.
Вот с такой цифрой уже можно работать. Не «машина съездила нормально», а конкретно: рейс принёс компании столько-то денег после расходов.
Почему прибыльность рейса нужно видеть быстро
Важно не только посчитать рейс. Важно посчитать его вовремя. Если компания узнаёт прибыльность рейса через месяц-полтора, это уже не управление. Это разбор прошлого. Да, цифра остаётся полезной. Но она уже не помогает быстро повлиять на ситуацию:
- пересмотреть ставку;
- обсудить условия с клиентом;
- найти другую загрузку;
- обратить внимание на перерасход;
- разобраться с простоем;
- проверить лишние километры;
- вовремя заметить невыгодное направление.
Руководителю нужна экономика рейса не тогда, когда месяц закрыт и автомобили давно поехали дальше.
Ему важно видеть результат максимально быстро — в день закрытия рейса или сразу после внесения фактических расходов. Один слабый рейс — это рабочая ситуация. Десять слабых рейсов подряд — уже система. А система, которую заметили через полтора месяца, уже успела съесть деньги.
Прибыльность рейса — часть управленческого учёта
Расчёт прибыльности рейса нужен не для красивой таблицы. Это часть управленческого учёта в транспортной компании. Собственнику и директору важно видеть не только факт выполнения перевозки, но и её экономику:
- сколько заработали;
- какие расходы были плановыми;
- какие появились по факту;
- где есть отклонение;
- какой клиент приносит маржу;
- какой автомобиль работает эффективно;
- какие маршруты стоит развивать;
- какие рейсы лучше пересматривать.
Без этих данных компания может быть очень занятой, но не обязательно прибыльной.
Проверьте свой учёт рейсов
Ответьте на простой вопрос: можете ли вы быстро увидеть, сколько компания заработала на конкретном рейсе?
Не “примерно”. Не через месяц. Не «логист сейчас посмотрит в таблице». А быстро и по факту: доходы, расходы, отклонения, маржа. Если для этого нужно собирать данные из Excel, переписок, чеков и памяти сотрудников — значит, управленческая картина появляется слишком поздно.
Кругорейс помогает транспортным компаниям видеть экономику рейсов, автомобилей, клиентов и бизнеса: доходы, расходы, отклонения и итоговый результат.
Наши менеджеры помогут разобрать ваш текущий учёт и показать, какие данные можно получать быстрее, чтобы управлять перевозками не “по ощущениям”, а по цифрам.